Публикации на выставочную тему

Рекомендации настоящим и будущим участникам выставок

ОАО "Хабаровская международная ярмарка" существует уже 13-й год и является ведущим выставочным предприятием на российском Дальнем Востоке, обладающим дееспособным коллективом квалифицированных, творческих, неравнодушных специалистов и необходимым опытом работы, который подсказывает нам, что в преддверии нового выставочного периода 2007 года есть смысл поделиться с настоящими и будущими участниками наших выставок некоторыми мыслями, знаниями и опытом.

Прежде всего, что такое выставка? 

Выставка - зеркало экономики. 
Специфика сегодняшних отраслевых рынков заключается в том, что их субъекты, как правило, находятся на различных этапах экономического развития, и в связи с этим все выставки, особенно специализированные, разные. Одни, такие как строительная, мебельная, продовольственная - более имидживые, они легче и заблаговременно комплектуются, с большим числом участников, и более интересной географией и программой. Но, поскольку сегодняшнее состояние многих отраслей производства, легкой промышленности, новых информационных технологий, только зарождающейся на Дальнем Востоке химической отрасли, полиграфической индустрии желают быть лучше, то и выставки этой тематики соответственно отражают это состояние. 

Выставка - это центр деловой активности.
Практика наших шоу показывает, что каждая выставка собирает 150-200 участников - специалистов одной отрасли, посещает выставку 2-5 тысяч специалистов в день, в семинарах, мастер-классах участвуют от 30 до 70 фирм и компаний. В рамках выставок проходят фестивали, профессиональные конкурсы, круглые столы с обсуждением состояния и проблем развития отрасли, таким образом, выставки объединяют организаторов и экспонентов с государственными структурами, общественными объединениями и наукой, оказывают колоссальное воздействие на формирование отраслевой политики в регионе. 

Выставка - это эффективный вид рекламы. 
Все знают, что реклама - это двигатель торговли. Однако, в настоящее время прямая и агрессивная реклама зачастую провоцирует неприязнь у потребителей, но рекламировать и продвигать товар необходимо. Тогда как? 
Целенаправленной и очень эффективной рекламой является выставка. Грамотно подготовленная, ярко и профессионально проведенная, она не вызовет неприязни даже у тех потребителей, которые обладают иммунитетом к любому виду рекламы, потому что хорошая выставка - это всегда праздник, и зачастую один день работы на выставке равен году работы в офисе. 

Выставка - самый уникальный и эффективный маркетинговый механизм, объединяющий все инструменты продвижения и сбыта продукции. 
Статистика утверждает, что у большинства компаний 40% продаж происходит как раз за счет выставок, которые являются прекрасной возможностью заявить о себе, как о серьезном деловом партнере, оценить конкурентоспособность своей продукции и ознакомиться с перспективными разработками в данной отрасли. 

Выставка является самой короткой дорогой от производителя к рынку, она дает возможность живого общения с потребителем или потенциальным заказчиком. Контакты с клиентами позволяют получить довольно точные сведения о покупательской структуре, объемах производства данной продукции в различных регионах, потенциальном спросе, реальном максимальном уровне цен. 

Участие в выставке решает сразу несколько задач: 
1. Повышение известности и имиджа компании, определение своего места на рынке.
2. Изучение рынка сбыта, рекламы, установление личных контактов с партнерами.
3. Осуществление прямых продаж и рост объемов сбыта после окончания выставки.
4. Создание новых структур для работы с клиентами на местах и поиска новых агентов или дилеров.
5. Вопросы товарной политики, то есть формирование ассортимента продукции или его корректировка, изучение новинок, определение путей повышения качества, других показателей продукции.
6. Вопросы ценообразования, возможные скидки, кредитование, взаиморасчеты.
7. Установление обратной связи с потребителем.
8. Изучение обстановки среди конкурентов и многое другое.

Итак, выставка позволит оценить конкурентоспособность вашего товара, состояние рынка сбыта, подскажет, что в связи с этим нужно выпускать, по какой цене, кто может оказать помощь в реализации, поможет изучить продукцию конкурентов, систему предоставляемых ими скидок, условий поставок, сервиса и т.д.

Выставка представляет уникальные возможности для презентации продукции. Во-первых, встреча продавца и заинтересованного потенциального покупателя происходит на нейтральной территории, что очень важно для обеих сторон с психологической точки зрения. Во-вторых, выставка всегда несет в себе элементы праздника, некого шоу, на котором вы можете не только показать свой товар, но и "обыграть" его, чтобы сделать более привлекательным для посетителей. В-третьих, участие в выставке - комплексное мероприятие, и у вас всегда есть широкий выбор возможностей: довыставочная рекламная кампания, оригинальный дизайн выставочного стенда, проведение рекламных и PR (паблик рилэйшн) акций во время выставки.


Самое главное:

Но для того, чтобы достичь поставленной цели и получить желаемый результат, а не разочарование за зря потраченные на выставку деньги, силы и время, необходимо к ней серьезно готовиться. Эффект от участия в выставке зависит прежде всего от отношения экспонента к выставке и степени его подготовленности к участию.

Как наиболее эффективно использовать возможности выставки для привлечения внимания посетителей?

Для достижения максимального эффекта необходимо конкретизировать задачу, ответить на вопрос о том, какая целевая группа посетителей является для вас наиболее перспективной: оптовые покупатели, региональные дилеры, массовые посетители (конечные пользователи вашего товара)? Нередко необдуманная система рекламных мероприятий приводит к тому, что важнейшей задачей стендистов во время выставки становится не привлечение целевых посетителей, а отсеивание нецелевых. Это связано с тем, что на разные группы посетителей наиболее эффективно воздействуют разные способы рекламы.

Если вашей основной целью является проведение серьезных переговоров и заключение оптовых контрактов, наиболее эффективным способом привлечения нужных вам посетителей будет проведение довыставочной рекламной компании, и в первую очередь - прямой почтовой рассылки именных приглашений. Наши исследования показали, что 83% компаний, которые добились хороших результатов от выставки, были теми, кто заранее позаботились о рассылке информационных материалов своим потенциальным клиентам. Ваши потенциальные партнеры обязательно посетят ваш стенд при соблюдении следующих условий:

1. Рассылка должна осуществляться по тщательно выверенной персональной адресной базе.
2. Приглашение должно побуждать вашего потенциального партнера посетить стенд, объяснять, чем для него выгодно сотрудничество с вами, включать пригласительный билет и содержать информацию о том, как вас найти на выставке (номер павильона и стенда, или описание вашего стенда), добавьте в сообщение немного интриги, используйте юмор, в общем, постарайтесь, чтобы ваша информация была интереснее. Неплохо, если информация о вашем участии в выставке одновременно была бы размещена и на вашем сайте.
3. Желательно, чтобы информация о вашей фирме и ее участии в выставке была размещена параллельно в отраслевых и специализированных СМИ, это заранее настроит посетителей на доверительное и уважительное отношение к вашему предприятию.

Проведение довыставочной рекламной кампании требует немало времени и средств, но оно окупит себя, учитывая, что экспонентам, ориентированным только на оптовых покупателей, не требуется тратить деньги и силы на организацию рекламных акций во время выставки.

Однако опыт показывает, что на выставках товаров народного потребления и выставках-ярмарках более 80% экспонентов считают основными целями участия или привлечение массовых покупателей, или сочетание демонстрации продукции массовым покупателям с заключением оптово-поставочных контрактов. Очевидно, что в таком случае проведение довыставочной рекламной кампании менее целесообразно, важнее во время выставки провести ряд мероприятий для привлечения посетителей к вашему стенду.

Основными способами привлечения и удержания внимания посетителей во время выставки являются участие в программных мероприятиях и организация специальных пристендовых акций.

К программным мероприятиям относятся конференции, семинары, круглые столы и мастер-классы, проходящие в рамках выставки. Участие в таких мероприятиях исключительно важно с точки зрения повышения имиджа вашей фирмы и приобретения новых контактов. Не менее перспективно участие в общевыставочных рекламных акциях: участие в конкурсах на лучший выставочный стенд, в конкурсе на Золотую медаль ОАО "Хабаровская международная ярмарка".

Такой вид рекламы способствует привлечению внимания к вашей фирме и ее продукции, во время выставки, и параллельно с участием в общих мероприятиях, целесообразно провести собственную, уникальную кампанию по привлечению посетителей на ваш стенд.

Что привлекает и удерживает внимание посетителей выставки? Основные составляющие успеха - привлекательный дизайн выставочного стенда и происходящее на нем действие.

Какое действие привлечет внимание к вашему стенду?

1. Изготовление продукции на стенде - один из наиболее эффективных способов привлечения внимания, он актуален и для фирм, экспонирующих производственные линии, и для экспонентов, представляющих эксклюзивную продукцию, которая изготавливается вручную небольшими партиями. Важно, что воздействие этого способа демонстрации направлено как на оптовых покупателей, так и на массовых посетителей выставки. Еще эффективнее привлечение к процессу изготовления продукции посетителей стенда, поскольку произведенное мышечное действие запоминается человеком лучше, чем зрительное впечатление. 

2. Дегустация продукции - самое очевидное и распространенное на выставках пищевой продукции шоу. Задачей проведения дегустации является не только привлечение посетителей, но и повышение запоминаемости торговой марки. Поэтому целесообразно проводить дегустацию только в определенные часы и сопровождать ее рекламными объявлениями, размещением на стенде брэндовых плакатов, рассказом стендистов об отличительных качествах продукции. Дегустация, как способ привлечения внимания, особенно удобна в случаях, когда продукция требует долгого сложного цикла изготовления, который не может быть продемонстрирован на стенде (например, вино, сыр, колбасные изделия).

3. Проведение конкурса, викторины. Хорошо организованный конкурс фактически является лавинообразным процессом: возможность проявить знания и получить приз привлекает посетителей, следующие посетители, увидев повышенное внимание к вашему стенду, обязательно поинтересуются происходящим, и так далее. Конкурс, как и викторина, требует серьезной подготовки. В первую очередь вы должны решить для себя, какие результаты нужны вам: сбор визиток для установления дальнейших контактов, проведение маркетингового анализа или увеличение продаж со стенда. Форма проведения конкурса напрямую связана с поставленными вами целями.

При организации конкурса необходимо помнить три важнейших условия успеха:

1. Чтобы конкурс состоялся, его необходимо, анонсировать, желательно, по нескольким информационным каналам (например, размещение информации на вашем сайте и использование радиовещания на выставке).
2. Если Вы планируете проведение конкурсов или викторин, необходимо предусмотреть достаточно свободного места на стенде и специальное место для ведущего, а лучше заказать сценическую площадку.
3. Призы, получаемые участниками конкурса, должны быть ценнее стандартных сувениров, раздаваемых на вашем стенде.

Подарки и сувениры. Стандартными сувенирами на любой выставке являются календари, шариковые ручки, зажигалки, значки, блокноты, полиэтиленовые пакеты. Основные требования к сувенирной продукции просты: она должна быть недорогой, функциональной и содержать фирменную символику (логотип фирмы и контактные координаты). Эффективность раздачи таких сувениров не очень высока, ее целью является не повышение объема продаж, а поддержание имиджа вашей фирмы.

Еще одна возможность привлечь внимание к вашему стенду это использование современных выставочных технологий и нестандартные решения. Организация демонстрации, шоу или конкурсов затруднительна на стенде небольшой площади. В такой ситуации может помочь использование современных технологий (например, мультимедийная презентация, демонстрирующая цикл производства продукции и ее преимущества), а широкоформатный полноцветный плакат может заменить демонстрацию производственной линии.

Используйте Интернет. Если у вас есть свой корпоративный веб-сайт, узнайте каким образом можно обменяться баннерами с сайтом Хабаровской Ярмарки.

Считается, что чем меньше площадь стенда, тем меньше вероятность, что посетители обратят на него внимание. Реально наиболее эффективными способами привлечения внимания является не площадь, а оригинальность и нестандартность. Расположение, дизайн и программа мероприятий вашего стенда должны отражать то, чего вы хотите достичь. Даже если вы имеете стандартный корпоративный стенд, подумайте, как вы сможете изменить его, чтобы привлечь больше посетителей. Можно расположить над вашим экспоместом яркий баннер, оформить место шарами, флажками, плакатами, включить музыку и др.

Еще один очень важный аспект: работа вашего персонала. Штат, занятый на выставке, также должен соответствовать целям выставки. Будут ли присутствовать технические специалисты, которые могут рассказать о ваших продуктах и услугах более подробно? Или топ- менеджеры, чья задача - общение с высокопоставленными посетителями? Хватит ли улыбающихся стендистов, которые просто привлекают посетителей на ваш стенд. Персонал стенда должен быть специально подготовлен и проинструктирован. Стендисты должны работать от момента открытия, до окончания выставки, а не приезжать на экскурсию! 

Визитные карточки обязательны для каждого работника, ведь это тоже часть рекламы. Персонал должен быть профессионально подготовлен и отвечать на любые вопросы, касающиеся продукции предприятия. Необходимо знать преимущества своего товара или услуги по сравнению с продукцией конкурентов. Если преимуществ нет, их придется придумать! И каждый разговор с посетителем должен быть записан на отдельном листе с приложением его визитной карточки. 

Будьте приветливы.  Не скрещивайте руки на груди, не читайте газет, не разговаривайте между собой, уделяя ноль внимания посетителям.  Помните о том, что за каждую минуту работы на выставке вы заплатили деньги.  Поэтому старайтесь вести себя активнее. Понятно, что очень трудно целый день улыбаться и вести беседу на одни и те же темы, но делать это необходимо.

Позаботьтесь о раздаточном материале; буклетов, проспектов и прайсов должно быть в достаточном количестве и соответствующего качества - это имидж вашей компании. 

Закажите площадь на следующей выставке, если Ваше участие было успешным, постарайтесь забронировать лучшую площадь на подобной выставке следующего года. 

Резюмируя вышесказанное, можно выделить основные шаги, которые необходимо совершить для повышения эффективности участия в выставке. Необходимые меры требуют не столько финансовых вливаний, сколько больших организационных усилий и внимания к мелочам.

Некоторые рекомендации по участию в выставках:

1. Четко определить цель своего участия в выставке в рамках общей стратегии компании.
2. Выбрать из большого разнообразия выставочных мероприятий те, что более всего подходят для эффективного продвижения своей продукции.
3. Изготовить оригинальный выставочный стенд; если стенд небольшой, нужно попытаться обеспечить "зримое" присутствие компании на выставке путем нестандартной планировки, использования недорогих, но ярких приемов (цветовое и световое оформление; движущиеся элементы; баннеры, шары, конструкции, создающие иллюзию второго этажа стенда и т.д.).
4. Провести тренинг стендистов и сотрудников компании, которые будут работать на выставке (общение с посетителями, экипировка, система "обратной связи" - дальнейшая работа с потенциальными клиентами) подготовить стендистов.
5. Провести предварительную рекламную компанию своего участия в прессе.
6. Разослать приглашения на свой стенд специалистам и потенциальным партнерам.
7. Изготовить достаточное количество рекламных материалов и визитных карточек для раздачи на выставке.
8. Задействовать всю инфраструктуру дополнительных услуг, которые сегодня предлагают организаторы: размещение рекламы и информации на всех носителях выставок (каталоги, справочники, электронные носители), трансляции анонсов о стенде компании во время работы выставки, размещение информации на стенде заочного участия.
9. Провести на выставке презентацию своей фирмы / продукции.
10. Подробно ознакомиться с программой мероприятий, запастись пригласительным билетом на семинары, фуршеты и др. и принять в них активное участие.

Приведенный список пристендовых рекламных и PR акций, естественно, не является исчерпывающим. Чтобы достичь максимального эффекта, целесообразно, во-первых, использовать сочетание нескольких рекламных акций, во-вторых, обязательно анонсировать каждую акцию. Вы можете сами дополнить этот список, в соответствии с целями и возможностями вашей фирмы, привлечь к этой работе рекламное агентство или фирму, специализирующуюся на организации рекламных и промо-акций. 

Перед разработкой плана пристендовых мероприятий, оцените еще раз действительно ли вы заинтересованы в привлечении к своему стенду максимального количества посетителей? Или Вам нужна Ваша целевая аудитория. Основная задача - определить наиболее сильные стороны вашей продукции и вашей фирмы, точно определить наиболее перспективную для вас целевую группу посетителей, и только после этого продумать комплекс мероприятий, максимально эффективно используя все возможности, которые предоставляет вам участие в выставке. Если что-то будет упущено при организации участия в выставке, затраченные деньги будут потеряны. 

В преддверии нового выставочного года, ознакомьтесь с календарным планом выставок. Решение принимать или не принимать участие в той или иной выставке - за вами. Но те, кто их игнорирует рискует потерять своего покупателя. Задачи организаторов и участников выставки - создание положительного имиджа экспонируемых организаций наряду с повышением престижности самой выставки, так как эти понятия взаимосвязаны - чем престижней выставка, тем выше отдача для участника, чем привлекательней экспозиции фирм, тем интересней выставка для посетителей. 

Надеюсь, что данный материал окажется полезным для специалистов в области маркетинга и рекламы. Хочу подчеркнуть, что выставка не является чем-то застывшим. Нужно понимать, что выставочный бизнес развивается, меняются приоритеты, появляются новые возможности… Нужно анализировать выставочные механизмы, следить за состоянием рынка, фиксировать малейшие изменения, правильно и вовремя на них реагировать. И тогда эффект от участия в выставочных мероприятиях будет ощутимым.

 По информации с сайта khabexpo.ru